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¿Es posible un Departamento de RRHH “sin papel”?

diciembre 2, 2010 1 comentario

Actualmente, muchos son los trámites de naturaleza laboral que se formalizan a través del uso de las Tecnologías de la Infocomunicación (TICs): partes de alta y baja ante la TGSS, alta de la contratación laboral, comunicaciones de partes de accidentes de trabajo, etc. Pero, ¿llegará el momento en el que todos los trabajadores serán receptivos a descargar su nómina en la Intranet de la empresa, o a realizar sus solicitudes de vacaciones y demás permisos a través de un portal del empleado…?

El desarrollo de una cultura de trabajo sin papeles, con una esencia digital, impone nuevas pautas de conducta que deben incorporarse simultáneamente con nuevas herramientas tecnológicas. Se trata de incorporar al entorno de la empresa una nueva forma operativa, que como todo cambio, debe ser tratado convenientemente.

De esta forma surge la INTRANET y una de sus mayores aplicaciones el llamado “portal del empleado” a través del cual las empresas comparten información interna, además de facilitar el acceso a documentos para su consulta permitiendo a la empresa realizar sus gestiones internas de forma más fácil y más eficiente, sin necesidad de formularios en papel, como tradicionalmente ocurría y aún ocurre en muchos sectores en trámites relacionados con la gestión de los Recursos Humanos.

La mayoría de la información que se maneja internamente en una empresa no necesita ser almacenada en papel, por lo que la Intranet y otras herramientas pueden ser también un medio adecuado para que los empleados accedan a ese tipo de información, teniéndola siempre disponible. Es evidente que el papel, como anclaje físico, dificulta la movilidad en el trabajo. Además, con menos papeles en nuestras oficinas, perderemos menos tiempo en localizar la información necesaria para desarrollar nuestro trabajo. El uso de estas herramientas y el intercambio de conocimiento son especialmente beneficiosos para las empresas que tengan empleados dispersos geográficamente o que necesiten que un gran número de trabajadores tenga acceso a los recursos propios de la empresa, resultando inviables en aquellos otros en los que no existe una adecuada cultura informática o el propio tipo de actividad no es el propicio

El éxito de la intranet en una organización depende de la capacidad que esta posea para hacerse necesaria al usuario, cuando él entienda su utilidad y aprenda a usarla, o cuando esta se haga imprescindible en las tareas diarias. Estará determinado en la medida en que se vincule y sea capaz de crear sinergias con otros medios de comunicación interna, para fortalecer y crear la cultura organizacional de la entidad.

La comunicación interna desempeña un papel decisivo, porque la capacitación de los empleados, la preparación para el cambio y la comunicación de este nuevo servicio serán todo un desafío y deberán considerarse en la estrategia que se implemente. Por esta razón, es necesario elaborar una estrategia de difusión, con el fin de generar expectativas y aceptación para la nueva herramienta. No contar con el apoyo de la dirección o si el personal
no se encuentra identificado con el proyecto, son dos elementos que pueden convertir la intranet en un obstáculo para la organización, más que una herramienta de apoyo.

Son muchos los sectores en los que estos sistemas llevan tiempo implantados, sin embargo en muchos otros la confianza que se deposita en un documento digital sigue siendo limitada. Pueden insertarse imágenes de firmas, enviar archivos desde cuentas de correo electrónico certificadas o lo más novedoso: firmar digitalmente un documento, que no es otra cosa que asignar una clave única, generalmente encriptada y validada por un tercero que pone de por medio su nombre y prestigio (empresas de firma electrónica) en caso de alguna alteración. Todos estos procedimientos y recursos aún no logran convencer a gran parte de los usuarios de información digital, de que en verdad lo que se plasma en un documento es palabra fiel de quien lo emite. En este campo, el papel y la firma autógrafa prevalecen

¿Cuándo llegaremos a la completa cultura sin papel, las escuelas sin papel, las oficinas sin papel?
Hace una década se predecía el fin del consumo de papel. Las previsiones sobre una ‘oficina sin papel’ aparecían con más fuerza a medida que la sociedad se digitalizaba. Hoy en día podemos afirmar que no parece previsible la eliminación absoluta del uso de papel en nuestra sociedad, mientras no se consigan soluciones tecnológicas que suplan las circunstancias que mantienen vivo el consumo de papel.

La facilidad de impresión de la documentación, la desconfianza hacia la firma electrónica, la facilidad de transporte y manejo del papel, entre otras causas, le hacen prevalecer. La colaboración de las administraciones públicas parece imprescindible para fomentar la sociedad de la información con menos papel. En cualquier caso, es fundamental que la sociedad continúe adoptando medidas para alcanzar un consumo responsable de papel, para así obtener ahorros económicos apreciables, incrementar los niveles de productividad y conseguir beneficios ambientales como valor añadido. Por otra parte, tal vez la cultura sin papel sea sólo un mito, tanto como decir que los seres humanos ya no usarán muros para pintar ideas, sensaciones, propuestas, o que los bolígrafos serán obsoletos, nuestras firmas inútiles y que la sola verdad, lo único que habla de quiénes somos, lo único que nos presenta ante el resto del mundo es el código encriptado en binario que posee un chip dentro del complejo aparato que es a la vez “pda con tarifa plana”, teléfono, ordenador, videojuego, reloj despertador y medidor de pulso cardiaco que seguramente llevaremos dentro del bolsillo en poco tiempo.

La historia humana muestra que todo se complementa y nada desaparece en absoluto. La clave radica en usar nuestra tecnología y conocimiento de la mejor manera para beneficio de todos.