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Archive for the ‘LOPD’ Category

Increíble y sin embargo es cierto…

diciembre 20, 2010 1 comentario

Lesionarse en el portal de casa es accidente laboral; en el chalet, no. Nunca como hasta ahora cobró tanta importancia el hecho de vivir en un bloque de apartamentos; en un adosado a las afueras de la ciudad o en una casa unifamiliar en medio del campo.

En un fallo del Tribunal Supremo amplía la definición de accidente ‘in itinere’, como cualquier lesión sufrida con ocasión o por consecuencia del desplazamiento al trabajo, incorporando las escaleras del portal del inmueble como “parte del trayecto que recorre” el empleado para ir a su centro de trabajo. Es decir, un resbalón en este espacio se considerará accidente laboral, porque se trata de una zona común.

¿Y qué ocurre si la lesión ocurre en las escaleras de un chalet? Pues pese a que el Supremo reconoce que el concepto de domicilio puede estar constituido por una vivienda unifamiliar o bien por un piso, sólo es accidente en el caso de que existan “unas zonas comunes utilizables para todos los propietarios”. Es en este terreno, y no en otro, donde puede hablarse de accidente laboral.

Despedida estando en coma: Despedida por faltar al trabajo reiteradamente, pese a que la empleada está de baja médica y en coma desde el pasado 15 de septiembre. La dirección alega faltas repetidas e injustificadas de asistencia y desobediencia en el trabajo

 

Felicitar el cumpleaños: Muchas empresas, de forma espontánea o incluso dentro de su política de Recursos Humanos, felicitan a sus trabajadores el día de su cumpleaños. Una felicitación de palabra, un e-mail, una nota, un pequeño detalle como unas flores o una caja de bombones… pues sepa que hacerlo es una total temeridad con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) en la mano. Y no es una interpretación cualquiera de la ley, sino de la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que es quien ha hecho la advertencia. Tenga en cuenta que la fecha de nacimiento es un “dato de carácter personal”. Si su empresa lo usa para cumplir con sus obligaciones laborales con la plantilla, entonces no necesita el consentimiento de los trabajadores para hacerlo.

Pero si utiliza la fecha de nacimiento para algo que no es una obligación laboral (y felicitar el cumpleaños obviamente no lo es) sin que el trabajador haya dado el consentimiento previo, entonces…. ¡su empresa está cometiendo una infracción! Y se sanciona, como infracción leve, hasta con 60.000 euros. Un detalle de cortesía con sus trabajadores que le habrá salido muy caro.

 

Despidos por Ineptitud sobrevenida: Mencionar en una carta de despido a un trabajador la enfermedad que motiva su cese (una exigencia legal para acogerse al despido por “ineptitud sobrevenida” del Estatuto de los Trabajadores, dicho sea de paso), le acaba de costar a una empresa 60.000 euros de multa.

Curriculums: Recibir los currículums de los candidatos a un puesto de trabajo, archivarlos (¡aunque sea en un cajón!) y no haber informado a los que los enviaron de que va a conservarlos y de sus derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación es una imprudencia con la que estaría cometiendo dos infracciones al mismo tiempo (cada una de ellas sancionable con hasta 60.000 euros).

Puede parecer una broma, ¿verdad? Pues es completamente cierto….Continuará.

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¿Es posible un Departamento de RRHH “sin papel”?

diciembre 2, 2010 1 comentario

Actualmente, muchos son los trámites de naturaleza laboral que se formalizan a través del uso de las Tecnologías de la Infocomunicación (TICs): partes de alta y baja ante la TGSS, alta de la contratación laboral, comunicaciones de partes de accidentes de trabajo, etc. Pero, ¿llegará el momento en el que todos los trabajadores serán receptivos a descargar su nómina en la Intranet de la empresa, o a realizar sus solicitudes de vacaciones y demás permisos a través de un portal del empleado…?

El desarrollo de una cultura de trabajo sin papeles, con una esencia digital, impone nuevas pautas de conducta que deben incorporarse simultáneamente con nuevas herramientas tecnológicas. Se trata de incorporar al entorno de la empresa una nueva forma operativa, que como todo cambio, debe ser tratado convenientemente.

De esta forma surge la INTRANET y una de sus mayores aplicaciones el llamado “portal del empleado” a través del cual las empresas comparten información interna, además de facilitar el acceso a documentos para su consulta permitiendo a la empresa realizar sus gestiones internas de forma más fácil y más eficiente, sin necesidad de formularios en papel, como tradicionalmente ocurría y aún ocurre en muchos sectores en trámites relacionados con la gestión de los Recursos Humanos.

La mayoría de la información que se maneja internamente en una empresa no necesita ser almacenada en papel, por lo que la Intranet y otras herramientas pueden ser también un medio adecuado para que los empleados accedan a ese tipo de información, teniéndola siempre disponible. Es evidente que el papel, como anclaje físico, dificulta la movilidad en el trabajo. Además, con menos papeles en nuestras oficinas, perderemos menos tiempo en localizar la información necesaria para desarrollar nuestro trabajo. El uso de estas herramientas y el intercambio de conocimiento son especialmente beneficiosos para las empresas que tengan empleados dispersos geográficamente o que necesiten que un gran número de trabajadores tenga acceso a los recursos propios de la empresa, resultando inviables en aquellos otros en los que no existe una adecuada cultura informática o el propio tipo de actividad no es el propicio

El éxito de la intranet en una organización depende de la capacidad que esta posea para hacerse necesaria al usuario, cuando él entienda su utilidad y aprenda a usarla, o cuando esta se haga imprescindible en las tareas diarias. Estará determinado en la medida en que se vincule y sea capaz de crear sinergias con otros medios de comunicación interna, para fortalecer y crear la cultura organizacional de la entidad.

La comunicación interna desempeña un papel decisivo, porque la capacitación de los empleados, la preparación para el cambio y la comunicación de este nuevo servicio serán todo un desafío y deberán considerarse en la estrategia que se implemente. Por esta razón, es necesario elaborar una estrategia de difusión, con el fin de generar expectativas y aceptación para la nueva herramienta. No contar con el apoyo de la dirección o si el personal
no se encuentra identificado con el proyecto, son dos elementos que pueden convertir la intranet en un obstáculo para la organización, más que una herramienta de apoyo.

Son muchos los sectores en los que estos sistemas llevan tiempo implantados, sin embargo en muchos otros la confianza que se deposita en un documento digital sigue siendo limitada. Pueden insertarse imágenes de firmas, enviar archivos desde cuentas de correo electrónico certificadas o lo más novedoso: firmar digitalmente un documento, que no es otra cosa que asignar una clave única, generalmente encriptada y validada por un tercero que pone de por medio su nombre y prestigio (empresas de firma electrónica) en caso de alguna alteración. Todos estos procedimientos y recursos aún no logran convencer a gran parte de los usuarios de información digital, de que en verdad lo que se plasma en un documento es palabra fiel de quien lo emite. En este campo, el papel y la firma autógrafa prevalecen

¿Cuándo llegaremos a la completa cultura sin papel, las escuelas sin papel, las oficinas sin papel?
Hace una década se predecía el fin del consumo de papel. Las previsiones sobre una ‘oficina sin papel’ aparecían con más fuerza a medida que la sociedad se digitalizaba. Hoy en día podemos afirmar que no parece previsible la eliminación absoluta del uso de papel en nuestra sociedad, mientras no se consigan soluciones tecnológicas que suplan las circunstancias que mantienen vivo el consumo de papel.

La facilidad de impresión de la documentación, la desconfianza hacia la firma electrónica, la facilidad de transporte y manejo del papel, entre otras causas, le hacen prevalecer. La colaboración de las administraciones públicas parece imprescindible para fomentar la sociedad de la información con menos papel. En cualquier caso, es fundamental que la sociedad continúe adoptando medidas para alcanzar un consumo responsable de papel, para así obtener ahorros económicos apreciables, incrementar los niveles de productividad y conseguir beneficios ambientales como valor añadido. Por otra parte, tal vez la cultura sin papel sea sólo un mito, tanto como decir que los seres humanos ya no usarán muros para pintar ideas, sensaciones, propuestas, o que los bolígrafos serán obsoletos, nuestras firmas inútiles y que la sola verdad, lo único que habla de quiénes somos, lo único que nos presenta ante el resto del mundo es el código encriptado en binario que posee un chip dentro del complejo aparato que es a la vez “pda con tarifa plana”, teléfono, ordenador, videojuego, reloj despertador y medidor de pulso cardiaco que seguramente llevaremos dentro del bolsillo en poco tiempo.

La historia humana muestra que todo se complementa y nada desaparece en absoluto. La clave radica en usar nuestra tecnología y conocimiento de la mejor manera para beneficio de todos.

Usded que opina: ¿Verdadero o falso?

octubre 25, 2010 1 comentario

Lesionarse en el portal de casa es accidente laboral; en el chalet, no. ¿Verdadero o falso?

Nunca como hasta ahora cobró tanta importancia el hecho de vivir en un bloque de apartamentos; en un adosado a las afueras de la ciudad o en una casa unifamiliar en medio del campo. En un fallo del Tribunal Supremo amplía la definición de accidente in itinere, como cualquier lesión sufrida con ocasión o por consecuencia del desplazamiento al trabajo, incorporando las escaleras del portal del inmueble como “parte del trayecto que recorre” el empleado para ir a su centro de trabajo. Es decir, un resbalón en este espacio se considerará accidente laboral, porque se trata de una zona común. ¿Y qué ocurre si la lesión ocurre en las escaleras de un chalet?. Pues pese a que el Supremo reconoce que el concepto de domicilio puede estar constituido por una vivienda unifamiliar o bien por un piso, sólo es accidente en el caso de que existan “unas zonas comunes utilizables para todos los propietarios”. Es en este terreno, y no en otro, donde puede hablarse de accidente laboral.

 Despedida estando en coma, ¿Verdadero o falso?

Despedida por faltar al trabajo reiteradamente, pese a que la empleada está de baja médica y en coma desde el pasado 15 de septiembre de 2009. La dirección alega faltas repetidas e injustificadas de asistencia y desobediencia en el trabajo

Felicitar el cumpleaños a un trabajador, contrario a la LOPD, ¿Verdadero o falso?

Muchas empresas, de forma espontánea o incluso dentro de su política de recursos humanos, felicitan a sus trabajadores el día de su cumpleaños. Una felicitación de palabra, un e-mail, una nota, un pequeño detalle como unas flores o una caja de bombones… pues sepa que hacerlo es una total temeridad con la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) en la mano. Y no es una interpretación cualquiera de la ley, sino de la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que es quien ha hecho la advertencia. Tenga en cuenta que la fecha de nacimiento es un “dato de carácter personal”. Si su empresa lo usa para cumplir con sus obligaciones laborales con la plantilla, entonces no necesita el consentimiento de los trabajadores para hacerlo. Pero si utiliza la fecha de nacimiento para algo que no es una obligación laboral (y felicitar el cumpleaños obviamente no lo es) sin que el trabajador haya dado el consentimiento previo, entonces…. ¡su empresa está cometiendo una infracción! Y se sanciona, como infracción leve, hasta con 60.000 euros. Un detalle de cortesía con sus trabajadores que le habrá salido muy caro.

Indicar la causa de despidos por Ineptitud sobrevenida en la carta de cese es contrario a lo establecido en la LOPD, ¿Verdadero o falso?

Mencionar en una carta de despido a un trabajador la enfermedad que motiva su cese (una exigencia legal para acogerse al despido por “ineptitud sobrevenida” del Estatuto de los Trabajadores, dicho sea de paso), le acaba de costar a una empresa 60.000 euros de multa.

 No informar que se va a conservar un currículum es contrario a la LOPD, ¿Verdadero o falso?

Recibir los currículums de los candidatos a un puesto de trabajo, archivarlos (¡aunque sea en un cajón!) y no haber informado a los que los enviaron de que va a conservarlos y de sus derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación es una imprudencia con la que estaría cometiendo dos infracciones al mismo tiempo (cada una de ellas sancionable con hasta 60.000 euros).

Puede parecer una broma, ¿verdad? Pues es completamente cierto….Continuará

Reconocimiento biométrico y LOPD: ¿Es preceptivo el consentimiento del trabajador?

Como suele ocurrir con casi todas las innovaciones tecnológicas cuando son presentadas en la empresa alrededor del reconocimiento biométrico de personas, aunque se han extendido y enraizado un número de teorías irrefutables que destacan sus bondades, la realidad diaria nos demuestra que hoy por hoy aún existe una cierta resistencia e incluso negativa por parte de algunos trabajadores al registro de su huella dactilar para su uso en los sistemas de control de presencia, cuestionando si la huella digital puede ser considerada como un dato de carácter personal sometida a algún tipo de regla especial y si el empleador puede tratar la huella sin el consentimiento de sus trabajadores.

Resulta curioso observar las dos actitudes que mostramos respecto a los avances tecnológicos: Una respecto a nuestro ocio y vida diaria, y otra respecto a nuestro trabajo. Salimos a la calle y tropezamos con sillas de niños que tienen un diseño parecido a los vehículos intergalácticos de última generación en los que se han incorporado dispositivos adaptables a la altura de agarre de sus progenitores con empuñaduras diseñadas para facilitar un empuje más eficaz con menos esfuerzo; comprar un cepillo de dientes ya no es tarea fácil, ya que requiere discernir entre sofisticados diseños ergonómicos con todos los parabienes de conformidad, marcado CE y homologación incluidos, que permitan ajustar el mango y sus curvaturas a la configuración de nuestra mano; nuestro bañador es de poliuretano hidrodinámicamente óptimo para el avance dentro del agua y ni se nos ocurre comprar un calzado deportivo que no tenga un perfecto diseño biomecánico; nuestro teléfono móvil dispone de cámara, MP3, radio, bluetooth, infrarojos, internet, baterías de ultra larga duración, juegos, agendas, calculadoras, reconocimiento de voz, slider, GPS, GSM, CDMA, TDMA, tribanda, cuatribanda…. Es decir, compramos estos objetos convencidos de que resultan más útiles, cómodos y parecen más seguros, pero sin embargo, cuando las mejoras tecnológicas se incorporan a la vida laboral las miramos con recelo e incluso con rechazo.

Pensamos con malicia que no son tales mejoras para nosotros y que sólo suponen una mejora productiva para la empresa, un medio para hacernos trabajar más y más rápido, para ser más controlados o que simplemente son un capricho de la dirección.

Los defensores de la falta de legitimidad del uso de la huella para el control horario de los trabajadores consideran básicamente que la implantación del sistema de captación digital de datos biométricos es contraria al artículo 18 de la CE y que de conformidad con el artículo 4 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, deben rechazarse aquellas medidas que no estén directa y suficientemente justificadas o no sean estrictamente necesarias para la finalidad pretendida, es decir que el tratamiento de la huella digital puede ser considerado excesivo para el fin que lo motiva, atendiendo al principio de proporcionalidad consagrado por la Ley.

La Agencia Española de Protección de Datos resolvió que los datos biométricos no contienen ningún aspecto concreto de la personalidad, y que su función se limita a identificar a un sujeto cuando la información se vincula con éste y que su tratamiento no tiene más trascendencia que los datos relativos a un nombre de identificación personal, a una ficha que tan sólo pueda utilizar una persona o a la combinación de ambos. Además, debe señalarse que, teniendo en cuenta lo que se ha indicado en cuanto al dato biométrico de la huella digital, éste no puede ser considerado en modo alguno dato especialmente protegido o sensible, por lo que resultarán de aplicación a su tratamiento las medidas de seguridad de nivel básico, previstas en el Reglamento de Seguridad, aprobado por Real Decreto 994/1999, de 11 de junio.

En cuanto a la cuestión de si la empresa puede tratar dichos datos sin recabar el previo consentimiento de los afectados, debe responderse afirmativamente ya que el citado tratamiento tendría su origen en la necesidad de asegurar el debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la relación laboral que vincula a los trabajadores con la empresa, siendo por tanto de aplicación el artículo 6.2 de la LOPD, en virtud del cual no será preciso recabar el consentimiento de los afectados cuando los datos “se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento. Visto lo anterior, debe precisarse que si bien no es necesario recabar el consentimiento de los trabajadores para realizar el tratamiento de referencia, sí resulta legalmente exigible que la empresa cumpla con las obligaciones relativas a la creación y notificación del preceptivo fichero, así como con el deber de informar a los trabajadores en los términos contenidos en el artículo 5.1 de la LOPD.

La primera de estas medidas, es decir, la que hace referencia a la obligación de notificación del fichero con datos biométricos, puede salvarse modificando el fichero relativo a los datos personales de los trabajadores que toda empresa debe tener inscrito en el Registro General de Protección de Datos, añadiendo el nuevo dato de patrón biométrico y la finalidad de control horario. En cuanto a la obligación de informar a los trabajadores en los términos contenidos en el artículo 5.1 de la LOPD, bastará con que en el momento de recabar la huella digital de cada empleado, se le haga entrega de un documento en el que se informe básicamente que el dato biométrico de la huella digital quedará incorporado y será tratado en un fichero de titularidad de la empresa, con la única finalidad de mantener un correcto control horario y de asistencia de los trabajadores.

No obstante lo anterior, el apartado 3 del citado artículo 5, ya prevé una excepción al derecho de información en la recogida de datos. Dicho precepto establece que “No será necesaria la información a que se refieren las letras b), c) y d) del apartado 1 si el contenido de ella se deduce claramente de la naturaleza de los datos personales que se solicitan o de las circunstancias en que se recaban”.